De Agile projectondersteuner

Je hebt vast wel eens de volgende termen voorbij horen komen ‘Agile, Scrum, ScrumUP, RUP, eXtreme Programming (XP)’. Deze termen zijn niet nieuw, maar binnen een steeds sneller veranderende wereld ineens erg ‘hip’ en actueel. Is er nog een rol voor een projectondersteuner binnen een Agile project? Zo ja, welke rol zou dit dan zijn? Welke taken kun jij als projectondersteuner op je nemen? Wat zijn de verschillen met de traditionele ondersteuning? Dit zijn allemaal vragen die bij mij opkomen als ik aan de term Agile denk. In dit blog probeer ik deze vragen te beantwoorden vanuit mijn kennis en ervaring. Voor Agile in een notendop verwijs ik je graag naar deze link.

Is er nog wel behoefte aan projectondersteuning binnen een Agile project?

De projectondersteuner en het Agile-team hebben één gemeenschappelijk doel: ‘succesvolle projecten en tevreden stakeholders’. Toch heerst er onduidelijkheid en onbegrip. De projectondersteuner verwacht een gedegen planning en documentatie van het team. Het Agile-team wil alleen maar prototypes of proof-of-concept modellen bouwen om de haalbaarheid te testen. Vaak ziet een Agile-team projectondersteuning niet als een bron van hulp maar als ondersteuning Presenteert Meerdere Obstakels. Binnen een Agile-project kunnen onderstaande traditionele taken als volgt worden ingevuld:

1. Monitoren en controleren van de project prestaties.
   Als projectondersteuner kun je het team helpen bij het monitoren van hun velocity (ontwikkelsnelheid). Helpen met het monitoren van team- en sponsortevredenheid. Signaleren en alarmeren wanneer de velocity in gevaar komt. Sturen op verlaging van ‘work in progress’ (in Agile termen: backlog size), het verzorgen van de iteratiereviews. Van voortgangsrapportage (waterval) naar statusrapportage.
2. Ontwikkelen en implementeren van standaard methodieken, processen en tools.
   Het ontwikkelen van templates voor user stories, test cases, cumulatieve stroomdiagrammen, etc. Beschikbaar stellen van Agile PM hulpmiddelen, opleiden van ondersteunende rollen in iteratieve aanpak.
3. Ontwikkelen van de competenties van de projectteamleden met behulp van training en mentoring.
   Agile gedachtegoed faciliteren en uitdragen. Faciliteren van Agile trainingen, -coaches en -mentors om projectmanagers te helpen bij de transitie naar Agile projectmanagement en verbetering van hun vaardigheden.
4. Multiproject management, inclusief programma en portfolio management, coördinatie en toewijzing van resources aan de verschillende projecten.
   Coördinatie van de verschillende Agile teams. Het verzorgen van communicatie tussen de (deel)projecten, met nadruk op de vorderingen, problemen en lessons learned. Ondersteunen bij het managen van de verschillende releases (opleveringen van functionaliteiten) op programmaniveau en investeringsthema’s op portfolioniveau.
5. Strategisch management, inclusief participatie in strategische planning en batenmanagement.
   Identificeren van projecten met mogelijkheden om een vroegtijdig ROI te behalen of die een concurrentievoordeel opleveren. Houd daarbij rekening met de PMO kosten versus de waarde van projectmetingen.
6. Het lerend vermogen van de organisatie vergroten, inclusief verantwoording voor lessons learned, audits en het monitoren van de PMO prestatie.
   Verzamelen van de project velocity profielen, vastleggen, opslaan en indexeren van de lessons learned.
7. Stakeholdermanagement.
   Faciliteren van de Product Owner training, begeleiding van de acceptatietesten en de evaluatie hiervan. Eventuele blokkades tussen het Agile-team en de organisatie wegnemen.
8. Werven, selecteren en evalueren van projectmanagers.
   Ontwikkelen van richtlijnen voor het interviewen van Agile projectmanagers.
9. Uitvoeren van specialistische taken voor projectmanagers (voorbereiding van de diverse planningen).
   Trainen en werven van retrospective facilitators, afsluiten van overeenkomsten met Agile project probleemoplossers, zorgdragen voor voldoende mentors en coaches.

Heb jij dansles nodig?

Projecten bewegen vandaag de dag sneller dan de reactiesnelheid van projectondersteuners. Volgens Jack Duggal moeten projectondersteuners op dansles.

DANCE

Dynamic and changing
Ambiguous and uncertain
Non-linear and unpredictable
Complex
Emergent nature of projects that causes instability

Volgens Jack Duggal verschuiven de behoeften aan projectondersteuning:

• Van de oplevering van projecten – Naar batenrealisatie en toevoegen van waarde aan de business.
  Niet langer is tijdige oplevering binnen het vastgestelde budget bepalend voor het projectsucces. Het is noodzakelijk, maar niet voldoende. Projectondersteuners moeten een mentaliteitsverschuiving ondergaan naar een focus op baten en resultaten en deze meetbaar maken zodat batenrealisatie en toegevoegde waarde voor de business inzichtelijk kan worden gemaakt.
• Van oplevering – Naar acceptatie en bruikbaarheid.
  Projectondersteuning is gericht op de verbetering van de projectuitvoering. Projecten worden goed geïmplementeerd, maar vaak worden de outputs en deliverables niet of onvoldoende gebruikt of geaccepteerd. Met een verschuiving naar acceptatie en gebruik kunnen ondersteuners de realisatie van de projectbaten en -waarde zekerstellen.
• Van een gescheiden en onsamenhangende focus – Naar een holistische en evenwichtige adaptieve aanpak.
  Traditionele projectondersteuners worden vaak meegezogen in de waan van de dag en het oplossen van het probleem van de dag. Dit resulteert in een diffuus en onsamenhangende focus en beperkt het vermogen om een evenwicht te bieden.
• Van changemanagement – Naar change leiderschap
  Binnen traditionele projectondersteuning is change management gericht op configuratiebeheer en procedurele wijzigingen. Agile projectondersteuners begrijpen de noodzaak voor organisatorische en gedragsverandering en dragen dit uit. Zij kunnen een belangrijke rol spelen in het begrijpen, gebruik te maken van en het begeleiden van verandering.

Het doel van de ‘next generation’ projectondersteuning is meer gericht op de koppeling van tactische en strategische vraagstukken en ondersteuning bij de creatie van toegevoegde waarde voor de business. Succes wordt gemeten via batenrealisatie en toegevoegde waarde voor de business in plaats van projectoplevering. Dit ligt helemaal in lijn met de Agile concepten. Agile projectondersteuning can Provide Many Opportunities voor Agile-teams.

Wil je meer weten over de verschillende projectmanagement methodieken en standaarden en jouw rol als projectondersteuner meld je dan aan voor de workshop inleiding projectmanagement voor ondersteuners.