Keuzemenu Programmamanagement: visie 1

Keuzemenu Programmamanagement – visie 1 A4-programmamanagement

Boekrecensie: Keuzemenu programmamanagement
Onder redactie van: René Hombergen
Auteurs & Redactie: Martijn Akkersdijk | René Hombergen | Karel Turfboer | Lia de Zoete

Visie 1: A4 programmamanagement

A4 programmamanagement is ontwikkeld door René Hombergen en afgeleid van de A4-methode voor projectmanagement: een indeling in vier gebieden waarvan de omschrijving steeds met de letter ‘A’ begint. A4 biedt overzicht, eenvoud en een gemakkelijke structuur. De A4-benadering is een top-down aanpak en is ontstaan vanuit het perspectief van de opdrachtgever.

A4 programmamanagement is de jongste telg in de programmamanagement aanpakken en verenigt kenmerken van de ‘hardere’ Angelsaksische (zoals MSP en SPM) benaderingen met de ‘zachtere’ Nederlandse / Rijnlandse (zoals IPM, PGMC en PGM) manieren van werken. Het biedt een standaardstructuur voor de hoofdlijnen van een programma en het biedt tegelijkertijd handreikingen om daarvan af te wijken. Want behalve een gedegen aanpak heeft de programmamanager professionele creatieve kwaliteiten en zijn/haar persoonlijke kracht nodig om de unieke uitdagingen van het programma het hoofd te bieden.

De opdrachtgever stelt vijf vragen:

• Haal ik mijn doelstellingen? (primaire vraag van de opdrachtgever)
• Dragen de inspanningen wel voldoende bij aan de organisatiedoelen? Slaan we effectieve bruggen naar te omgeving om als organisatie te overleven in wijzigende toekomstige omstandigheden?
• Veranderen onze medewerkers wel voldoende mee met de ontwikkelingen in de omgeving en de eigen organisatie?
  Zijn zij voldoende toegerust voor het verlangde prestatieniveau?
• Bestaat er voldoende afstemming tussen de vereiste nieuwe projectresultaten (nodig om de doelen te halen) en de trajecten die ervoor moeten zorgen dat organisatie mee verandert met de omgeving?
• Wordt het beoogde resultaat van ieder project wel op tijd, goed en zo goedkoop mogelijk afgeleverd?

 Een programma volgens A4

Een programma is een geheel van samenhangende doelstellingen, te bereiken resultaten en de daarvoor uit te voeren acties.

 

 Kwadranten A4 programmamanagement

Op basis van bovenstaande vijf vragen van een opdrachtgever ontstaan de vier onderdelen van A4-programmamanagement:

• Afstemming op de omringende wereld: A4 doelsturing
  Een succesvol programma bevordert de aansluiting, de juiste fit, tussen de organisatie en haar omgeving. A4 vertaalt de doelsturing van een programma in vier gebieden:
  • Financieel
  • Acceptanten
  • Aspecten van bedrijfsvoering
  • Aspecten van betekenis
• Aanleren van nieuw gedrag en een nieuwe opstelling/houding:
  A4-verandermanagement
  In A4-verandermanagement wordt onderscheid gemaakt tussen planmatige en evolutionaire verandering:
  • Planmatige verandering: leggen de betrokkenen gezamenlijk aan het begin van een programma vast en wordt tijdens het programma herijkt.
    • Wat?  – een gezamenlijk doel overeenkomen
    • Hoe? – bepalen hoe dat doel kan worden bereikt
    • Hoe verder? – de weg naar het doel uitstippelen
    • Wat afronden? – de tocht netjes afronden
    • Evolutionaire verandering: een groot deel van een gewenste verandering kan niet worden ontworpen. Naast een planmatige aanpak is een goede en juiste instelling van wezenlijk belang. Waar een wil is, ontstaat een weg door hem te bewandelen… en waar geen wil is, is de weg lang en vol obstakels, of men vertrekt niet eens… A4-verandermanagement vraagt van de betrokkenen in een verandertraject:
      • Acceptatie: Kun je je vinden in overeengekomen verandering, de bestaande situatie en de af te leggen weg? Zo niet, dan is er nadere afstemming nodig om tot andere gezamenlijke doelen te komen, of, als de wil tot overeenstemming ontbreekt, tot een andere samenstelling van de groep.
      • Een constructieve opstelling: Wil je meewerken? Wil je de wedstrijd spelen met inzet van al jouw reële vermogens?
• Accorderen van verscheidene project- en veranderresultaten: A4-multiprojectmanagement
  Multi-projectmanagement is programmamanagement zonder doelsturing en verandermanagement of projectmanagement plus meer projectmanagement…
  • Complexiteit door veelheid: A4-programmamanagement voorziet in het in samenhang leiden van meerdere projecten.
  • Gelijktijdig: A4-programmamanagement voorziet in mechanismen om conflicten op te lossen die ontstaan wanneer verschillende projecten gelijktijdig een beroep doen op dezelfde mensen of middelen.
  • Opeenvolgend: de programmamanager ziet erop toe dat kennis uit afgeronde of nog lopende projecten productief wordt ingezet in toekomstige projecten. Het gaat hierbij niet om het verdelen van de middelen, maar om ze veilig te stellen voor de toekomst.
• Aanleveren van projectresultaten: A4-projectmanagement
  Omdat een programma een verzameling project is, hoort projectmanagement tot programmamanagement. In A4-projectmanagement wordt A4-projectmanagement gebruikt voor het management van projecten.

 

Gereedschapskist van A4-programmamanagement

A4 programmamanagement is een gereedschapskist met:

• Vier onderdelen:
  • Doelsturing (afstemming op de omringende wereld)
  • Verandermanagement (aanleren van nieuw gedrag en een nieuwe opstelling/houding)
  • Multi-projectmanagement (accorderen van verscheidene project- en veranderresultaten)
  • Projectmanagement (aanleveren van projectresultaten)
• Twee instrumenten:
  • Checklists met analysevragen m.b.t. de gezondheid van het programma
  • DRAN (overzichtsschema / Doelen-Resultaten-Acties-Netwerk)
• Drie succescriteria :
  • Succescriterium 1: Voldoet ieder afzonderlijk programma?
    en betreft de onderliggende projecten, verandertrajecten en het programma als geheel.
  • Succescriterium 2: Sluit het programma goed aan bij andere programma’s?
    en betreft de samenhang met andere programma’s.
  • Succescriterium 3: Draagt het programma bij aan toekomstige initiatieven?
    en betreft de toekomst.