Projectmatig Werken: Hoe doe je dat?

Boekrecensie: Projectmatig Werken: Hoe doe je dat?
Auteur: Patries Quant

In de huidige kenniseconomie is er sprake van minder hiërarchie en meer van gelijkwaardig samenwerken. Op deze ontwikkeling sluit projectmatig werken aan. In projecten wordt op een gelijkwaardige manier samengewerkt: de opdrachtgever is niet de baas van de projectmanager en de projectmanager is niet de baas van de projectmedewerkers. Zij zijn gelijkwaardig, maar hebben wel verschillende rollen.

Bij deze verschillende rollen horen verschillende takenpakketten waarover afspraken worden gemaakt. Ook zoeken mensen zo veel mogelijk autonomie in hun werk en willen ze zelf hun werk kunnen organiseren en eigen baas zijn. In een project werkt de projectmanager ook autonoom. Hij/Zij verbindt zich aan het resultaat en bepaalt zelf hoe hij/zij dat wil bereiken. Voor de duur van het project ben je eigen baas, je bepaalt zelf de spelregels (binnen vastgestelde kaders) en geef je leiding aan de projectmedewerkers voor hun aandeel in het resultaat. Een derde ontwikkeling is het leveren van meer concrete resultaten. Organisaties zoeken naar systemen waarbij ze de prestaties van medewerkers kunnen meten. Aanwezig zijn of je best doen is niet meer voldoende. Er worden prestatiecontracten afgesloten en organisaties voeren performancemanagement in: afspraken over concrete resultaten die aan het eind van het jaar meetellen in de beoordeling. Ook bij deze ontwikkeling past projectmatig werken: een project is gericht op een concreet resultaat. Het is minder relevant hoe dat resultaat tot stand komt, als het er maar komt.

Dit boek is gericht op: startende projectmanagers, projectmedewerkers, beleidsmedewerkers, opdrachtgevers en leidinggevenden. Projectmatig Werken, Hoe doe dat? neemt je in 12 hoofdstukken mee aan de hand van een concreet project. Tessel gaat voor het bedrijf Plu Pharma een klantendag organiseren. Wat gaat er goed, wat gaat er mis en hoe wordt dit hersteld? Verhaal en theorie worden op een prettige manier afgewisseld. Natuurlijk kun je de in dit boek gebruikte schema’s, checklists en documenten terugvinden in de bijlagen.

Wat is nu eigenlijk precies een project?

Is iedere klus een project? We maken kennis met Plu Pharma, een groothandel in farmaceutische producten, die een klantendag wil organiseren. Tessel, medewerker van de afdeling MarCom, neemt de organisatie van deze dag op zich en pakt dit op een projectmatige manier aan. Maar terug naar de kop: wat is nu eigenlijk precies een project? We noemen iets een project wanneer het voldoet aan onderstaande criteria:

• Een project is gericht op het realiseren van een concreet resultaat.
• Een project kent een duidelijke rolverdeling, er is altijd sprake van een opdrachtgever en een projectmanager.
• Een project kent een multidisciplinaire aanpak, er zijn meer mensen betrokken bij het realiseren van het resultaat. De projectmedewerkers hebben vaak een verschillende achtergrond (discipline) of zijn afkomstig uit verschillende afdelingen.

Is het Plu Pharma project nu een project? Ja, het is gericht op een concreet resultaat (de klantendag). Ze heeft een beperkt budget en ze moet de dag organiseren binnen een beperkte tijd. Er is een opdrachtgever (Frank, een directielid) en ze zal het project moeten realiseren met collega’s die op verschillende afdelingen werken.

Planmatig en projectmatig werken zijn toch hetzelfde? Nee, dit is niet hetzelfde. Het feit dat iemand zijn eigen werk structuur geeft door een goede planning en organisatie daarvan, betekent niet automatisch dat hij projectmatig werkt. Hij werkt planmatig; dit is een methode om een probleem aan te pakken en op te lossen. Het is toepasbaar op elk denkbare activiteit. Het is pas een project wanneer het voldoet aan bovenstaande criteria.

Opstarten van het project

Er ligt een verzoek van de directie (organiseren van een klantendag) en Tessel heeft haar eerste gesprek met de opdrachtgever. Welke vragen stelt zij in deze briefing en hoe komt Tessel tot de startnotitie? Het halve werk is gedaan als de projectmanager goed heeft nagedacht over het resultaat van het project: wat is er klaar als het project klaar is? De projectmanager heeft dan ook een beeld van de activiteiten die daarvoor moeten worden ondernomen. Een project valt of staat bij een goede omschrijving van de begrippen resultaat, doel, risico, haalbaarheid en probleem. Na een “go” op de startnotitie is de kop eraf en het project van start gegaan. Nu het project de volgende fase ingaat, kan Tessel gaan faseren en plannen. Dit betekent dat ze de grote lijnen gaat vaststellen.

 Plannen en faseren van het project

Een project kun je het beste gefaseerd aanpakken: eerst op een rijtje zetten waar het precies om gaat en welke stappen je kunt nemen om bij het resultaat te komen. Projectmatig werken kent twee wetten: eerst denken, dan doen; en werken van grof naar fijn. Faseren is niets anders dan deze twee wetten in praktijk brengen. Met het indelen van het project in verschillende fases wordt in één oogopslag duidelijk hoeveel tijd je hebt om na te denken, wanneer je tot handelen moet overgaan en hoe de grote lijn is.

 

 

Met een projectfasering zijn een aantal zaken afgedekt. De opdrachtgever heeft het proces vanaf de zijlijn gevolgd en heeft op cruciale momenten beslissingen genomen. De opdrachtgever en de projectmanager hebben samen risico’s onder ogen gehad en besproken of er maatregelen nodig waren om ze op te vangen.

Hoe stel je het projectteam samen?

De eerste bijeenkomst van een projectteam noemen we een kick-off. Hier zijn alle betrokkenen aanwezig: de opdrachtgever, projectmanager, projectmedewerkers, projectsecretaris, adviseurs en een gebruikers. Deelnemers worden geïnformeerd over het project en maken samen een fasering en een grove planning. Ze kijken naar de risico’s en stellen de spelregels op over de manier waarop ze willen samenwerken. Je hebt een kick-off nodig om het projectplan samen te stellen. Het projectplan gaat het hele project mee en de startnotitie maakt er onderdeel vanuit. Een projectplan kan altijd veranderingen: tijdens het project vinden er aanscherpingen plaats van het resultaat en de afbakening en worden er nieuwe risico’s geïdentificeerd en de impact van bestaande aangepast. Tessel neemt ons mee naar haar kick-off sessie en deelt haar proces tot het komen tot een projectplan met ons.

En verder?

Vervolgens bespreekt het boek de projectdocumenten waar Tessel gebruik van maakt. Welke documenten zijn er nog meer en wanneer gebruik je welk document? Het verschil tussen een plan van aanpak en een projectplan en het verschil tussen planmatig werken en projectmatig werken komt aan bod. Hierna leer je hoe je een activiteitenplanning en het mijlpalenplan kunt maken. Welke rollen zijn er allemaal in een project? Wie doet wat en hoe zorg je dat je krijgt wat is afgesproken? Hier loopt het bijna fout in het Plu Pharma project. De medewerkers hebben zich niet gehouden aan eerder gemaakte afspraken, omdat deze te globaal waren. Tessel pakt de problemen aan en maakt alle afspraken SMART. Hoe verloopt de voorbereiding van de klantendag? Tessel maakt een risicoanalyse en je kunt meekijken hoe ze dit doet. Hoe verloopt de samenwerking binnen een projectteam en hoe ga je om met tegenstellingen binnen het team? We zijn nu aangekomen bij de laatste stappen van het project, waarin het werk van Tessel zich concentreert rond de beheersing. Hoe zorgt zij ervoor dat ze de planning halen en binnen de gestelde begroting blijven? Welke evaluatiemomenten zijn er in het Plu Pharma project? Hierna wordt ingegaan op de politiek rond projecten. Dit is het krachtenveld rond een project, waarbij interne en externe belangen van mensen of groepen een rol spelen. Een project staat nooit op zichzelf, meerdere partijen hebben een belang bij het projectresultaat. Het laatste hoofdstuk beschrijft één van de kritische succesfactoren in een project: de opdrachtgever. Deze rol blijft vaak onderbelicht, terwijl het een belangrijk rol is.

Het boek ‘Projectmatig Werken; Hoe doe je dat?’ is een toegankelijk boek voor iedereen die meer wil weten of projectmatig werken, maar nog niet al te veel kennis en ervaring in huis heeft. Het is een praktisch instapmodel, maar als je op zoek bent naar verdieping en verbreding zijn er betere alternatieven op de markt.