In 4 stappen naar een Agile secretariaat

De behoefte van de klant verandert, steeds sneller en sneller en alleen die organisaties die zich snel aanpassen zullen succesvol blijven. Vaak is het product of de dienst niet datgene wat de klant echt nodig heeft, de gebruikers zijn ontevreden met de geboden oplossing, de ontwikkeling is enorm kostbaar en deadlines worden niet gehaald. Agile is een krachtig antwoord op deze problemen.

Agile is een gedachtegoed, ofwel: een verzameling van waarden (4 stuks) en principes (12 stuks). De betekenis van Agile zegt eigenlijk alles al: wendbaar, behendig, lenig, vlug. Met behulp van Agile kun je je snel aanpassen en zo succesvol blijven. Je hoeft niet te wachten totdat jouw organisatie transformeert naar een Agile-organisatie. De beste ideeën komen immers vanuit het team zelf (bottom-up). Agile initiatieven starten vaak vanuit de teams op de werkvloer. De grootste slaagkans voor een succesvolle transformatie  is wanneer deze middle-out wordt toegepast. De richting en visie worden vanuit het management gegeven en de daadwerkelijke (cultuur)verandering vindt plaats vanuit de werkvloer. Je kunt samen met jouw collega teamleden starten om het secretariaat om te vormen naar een wendbaar secretariaat en wie weet volgt de rest van de organisatie.

Als jij je kunt vinden in de waarden uit de bovenstaande figuur dan is Agile misschien wel iets voor jou. Deze waarden zijn algemeen en je kunt ze daarom prima toepassen op het secretariaat.

Waarom naar een wendbaar (Agile) secretariaat?

• Een Agile secretariaat heeft een hogere productiviteit
• Een Agile secretariaat levert een hogere kwaliteit door: (1) het vakmanschap en het meesterschap te bevorderen en (2) door kortcyclisch een werkend, ofwel: een gecontroleerd en getest, product/dienst op te leveren. Deze twee aspecten zorgen voor een kwaliteitsverhoging.
• Een Agile secretariaat levert meer waarde. Een Agile secretariaat werkt intensief samen met de klant en omdat de focus op de productie van de juiste dingen ligt, ofwel: datgene wat de klant het meest belangrijk vindt, wordt er meer waarde geleverd.
• De opleveringen van (klein) idee tot de realisatie van dat idee is gelijk een de duur van de cyclus, meestal in de orde van enkele weken tot maximaal enkele maanden. Hierdoor wordt de doorlooptijd aanzienlijk verkort.
• Een Agile secretariaat is innovatiever. Leren en continu verbeteren zijn de norm, die volledig wordt geaccepteerd en ondersteund door het team en het management. De cultuur zelf zorgt er dus voor dat het secretariaat steeds goed zal blijven presteren, omdat zij zich aanpast aan de omstandigheden van de markt en wet- en regelgeving.
• Een Agile secretariaat zorgt voor een grotere klanttevredenheid. De hogere kwaliteit, kortere doorlooptijd en het leveren van meer (klant) waarde zorgen voor tevreden klanten.
• Een Agile secretariaat maakt werken weer leuk. Creativiteit, zelforganisatie en teamwork worden gestimuleerd. We willen graag zelf verantwoordelijkheid dragen voor het werk dat we doen en willen graag onze creativiteit en vakmanschap inzetten.

De 3 T’s van Agile: Trust, Teamplay & Transparency

Agile werkt alleen als aan de drie T’s wordt voldaan. Transparantie (transparency) in de zin van zichtbaar maken waar je mee bezig is nodig om tot samenwerking (teamplay) te komen. Door het samenwerken kan vertrouwen (trust) gaan groeien.

 

Stap 1: de inrichting van stabiele teams

De eerste stap is het inrichten van stabiele teams. In stabiele teams wordt er door de teamleden intensief samengewerkt en de teams blijven voor langere tijd bij elkaar. Het ultieme doel is om te komen tot een zogenaamd ‘keten’team. Dit team dekt de hele waardeketen af van idee tot het uiteindelijke product of dienst dat businesswaarde oplevert. Om effectief te zijn bestaat het team uit verschillende persoonlijkheidstypen.

Stap 2: prioritering van het werk

De tweede stap is het prioriteren van het werk. Hierdoor is het altijd transparant wat het team moet doen. Het stabiele team kan continu gevoed worden met werk en dit leidt tot voorspelbare productiviteit. Zolang er nog geen ‘keten’team is, is het lastig om te spreken van geleverde businesswaarde. Zolang er nog geen ‘keten’team is worden er deelproducten opgeleverd. Tijdens het prioriteren van het werk kun je aanzienlijk besparen op het gebied van planning- en vooral op de herplanning-inspanningen.

Stap 3: leg de nadruk op effectiviteit, de juiste dingen doen, zodat werkelijk waarde wordt geleverd

De derde stap legt de nadruk op de effectiviteit – de juiste dingen doen – zodat er waarde wordt geleverd. Als je snel de verkeerde (deel)producten of -diensten realiseert ben je niet echt productief. Deze derde stap zorgt voor een optimale benutting van de voorspelbare outcome van het team.

Stap 4: borging in de organisatie, de groei naar het (waarde)ketenteam dat een product realiseert

Deze laatste stap gaat over borging in de organisatie, de groei naar het (waarde)ketenteam dat een product of dienst realiseert. Dit gaat geleidelijk, van virtuele teams die tijdelijk samenwerken naar uiteindelijk een organisatie die zich als één groot team gedraagt en aanpast. De groei heeft ook een cyclisch aspect waarbij het aandachtsgebied van de stabiele teams zich uitbreidt van deelproducten of -diensten tot en met de volledige waardeketen. Dit vraagt ondernemerschap van alle mensen in de organisatie.

Wil je meer weten over de transformatie naar een Agile-organisatie dan vormt het boek ‘Agile, pocketguide voor wendbare organisaties’ een goed en toegankelijk startpunt. Het Manifesto for Agile Organizations kun je hier vinden.

Dit blog is geschreven voor #Ontsecretaressen.